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上海国际MBA讲座:使用知识管理系统的好处?

日期:2022-07-19 16:39:52

上海国际MBA讲座:使用知识管理系统的好处?上海国际MBA教授乔什•布朗说“在我们讨论创建知识管理系统的最佳实践之前,让我们仔细看看为什么应该使用一个进行远程操作。”

远程团队对齐
在整个组织中建立一致性是远程团队面临的最大挑战之一。
事实上,97% 的员工和高管表示,组织一致性会影响整体生产力水平——无论好坏。
(在这里,一致性是指在团队范围内的流程、团队合作和协作以及整体公司文化方面保持一致。)
集中式 KMS 为远程团队成员提供对构成和流经您的组织的所有知识和信息的访问权限,例如:
• 标准操作程序和其他政策相关文件
• 客户数据,例如角色资料和个人参与历史记录
• 为营销和销售目的而创建的内容
...以及您的各个团队成员应注意的任何其他数据。
尽管远程团队本质上比本地团队更加孤立,但全面的 KMS 可以帮助保持一致性并让所有团队成员朝着同一个方向前进。

交流经验教训
您的团队会不断地接触到新的想法、信息和知识。
为了继续增长,您需要能够在这些新信息进入和流经您的组织时将其内部化。
这正是知识管理系统允许您做的事情。
KMS 可以让您的团队立即存储传入的数据和信息,并轻松地为所有利益相关者提供访问权限。这可以确保没有团队成员被排除在循环之外,并且始终能够根据您的组织公认的最佳实践进行操作。
交流经验教训需要交流显性知识和隐性知识。
传达明确的知识很容易,因为您只需将具体信息直接传输到您的知识管理系统中。例如,如果您收集了有关客户需求的定量数据,您可以将数据按原样上传到您的 KMS。
传达隐性知识有点困难,因为您的团队需要将无形和体验式学习转化为其他人可以理解的具体术语。例如,您的销售团队可能必须创建视频内容来展示他们使用某种销售策略——必须看到(而不是阅读)才能真正理解的内容。
总体而言,全面的 KMS 将确保更好的远程团队绩效,因为您的团队随着时间的推移学到的经验教训永远不会漏掉,从而能够避免反复犯同样的错误,并能够在成功的基础上再接再厉。

打破知识孤岛
如果没有内部知识管理系统,您的个人团队和员工所拥有的知识就会被分割和孤立。
(对于可能不经常相互交流的远程团队来说尤其如此。)
这可能会导致您的团队变得脱节和脱节,从而导致沟通、协作和整体生产力下降。
但是,通过对组织知识综合数据库的开放访问,您的团队的生产力水平将轻松飙升。
正如麦肯锡的一份报告所解释的,维护良好的 KMS 可以将您公司的生产力提高多达 35%。
而且,嗯......这很有意义:
如果您的团队在处理某项任务时始终能够找到他们正在寻找的确切信息,那么他们将始终知道要采取的最佳行动方案,并且可以尽快采取行动。

增加团队创新
全面的 KMS 将使您的各个团队成员能够相互学习经验,并分享他们多年来积累的知识。
这种持续的知识共享将使您的员工能够从多个角度看待事物,并获得新的视角和对熟悉的想法的理解。
(同样,这对于可能没有太多机会交换此类信息的远程团队尤其重要。)
无论如何,这可以在整个组织中产生协同效应。这种开放的思想交流可以带来突破、“顿悟时刻”和其他可以帮助您的团队与竞争对手区分开来的开箱即用的思维方式。
当然,您将始终能够在您的 KMS 中进一步构建这些想法 — 让您始终保持领先于竞争对手。

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