成功研讨会计划的16个步骤
无论是您的第一次还是第一百次，使用方便的清单总是更容易计划成功的研讨会。
为确保没有任何遗漏，请使用这 16 个步骤来学习如何设置网络研讨会或举办研讨会。在计划过程中的任何时候都参考此清单，以减轻压力并确保没有遗漏任何细节。
尽早开始您的研讨会计划
一旦您的研讨会获得绿灯（至少在活动前四到六个月），就该开始以下任务了。越早从计划列表中检查这些任务越好！
1. 建立你的目标和目的
首先，写下研讨会的目的。然后，设定您希望亲自参加或观看直播的人数的目标。最后，设定一个明确的利润目标，这将帮助您计算向与会者收取的费用。
2. 制定粗略的预算
牢记您的利润目标，设置您的票价。反思过去研讨会或网络研讨会的费用将帮助您在不牺牲利润的情况下以具有竞争力的价格为您的活动定价。如果您不确定某些细节，则可以根据一些快速研究，用有根据的猜测填充未知的预算类别。这个额外的步骤可确保您制定切合实际的预算，这样您就不会在活动临近时被意外费用弄得措手不及。
3. 选择日期
选择两个日期 - 最佳日期和次佳备份，以防万一。
4. 决定您的活动形式
确定您是应该在线还是亲自举办活动。根据您的位置和目标日期，COVID-19 限制可能会使大型面对面研讨会难以举办。网络研讨会可以是一种实用的替代方案，不受旅行或活动限制的约束。当您学习如何创建网络研讨会时，即使限制不允许您将人们聚集在一起，您也可以继续您的活动。如果您需要减少容量但仍希望您的研讨会能够吸引大量受众，请考虑混合格式。
5. 研究演讲者、地点和供应商
首先确定出现在类似研讨会或网络研讨会上的演讲者。研究每个人以前的演讲和研讨会主题，以确定您的首选。如果您正在计划网络研讨会，请记住，您的演讲者选择不受位置的限制，因为每个人都可以从自己的大本营进行直播。一旦你定位了你的顶级演讲者，就与他们联系并巩固细节，如日期、他们的报酬以及他们演讲的类型和长度。
对于面对面的研讨会，您应该货比三家寻找地点和供应商。采取以下步骤来缩小范围：
• 选择您理想的地理位置并确定该地区的场地
• 确定将有多少人参加您的研讨会，以设置您的容量需求
• 询问每个场地是否提供WiFi并拥有您需要的基础设施
• 了解您选择的场地是否有首选供应商，如果没有，请确定您可以信赖的当地供应商
• 在签署前查看您的合同并提出问题
6. 开始您的赞助商搜索
赞助商可以帮助资助您的研讨会或网络研讨会，让您比您必须自己资助所有事情做得更多。确定您可以提供哪种赞助激活。您可以研究与类似研讨会合作的赞助商和试图接触相同目标受众的品牌，以了解联系谁的想法。编制一份您的首选列表，并从冷电子邮件活动开始。在准备您的推销时，我们的工作簿将帮助您确定赞助套餐的市场价格。
三个月后：挖掘细节
一旦您有了框架，在收到估算和报价时，保持预算最新非常重要。这样，您可以更清楚地了解您的预期收入。这也是您需要开始研讨会营销工作的时候。
7. 确定演讲者
随着活动的临近，您需要确定一些细节，例如最终确定演讲者费用和签署合同。这也是要求参与者提供简历和照片以更新您的网站和活动描述的好时机。为现场活动安排旅行和住宿，并根据需要与您的客人分享这些详细信息。
8. 组织财务
控制您的财务信息，以避免任何预算意外，并跟踪您的支出。为您的活动选择票务或注册技术，以便与会者可以开始预订门票。联系您确认的赞助商以最终确定赞助捐款，以便您知道您将获得多少支持。
9. 建立您的研讨会网站
研讨会的网站可以引起轰动并吸引与会者。在开始构建之前，请确定是需要设计一个包罗万象的网站，还是仅将流量引导到您的注册页面。如果您需要一个网站，请牢记以下步骤构建它：
• 获得利益相关者对设计的认可
• 更新您的网站（如果有）或在获得利益相关者批准后构建一个新网站
• 仔细检查您的网站基础设施是否可以在门票开始销售时处理增加的流量
• 确保您的网站针对移动设备进行了优化
10. 开始推广
研讨会和网络研讨会最佳实践需要推广您的活动以建立您的品牌并建立您的受众。通过以下步骤宣传您即将举行的活动：
• 开发与您的品牌一致的消息传递文档
• 将您的研讨会促销活动纳入您的电子邮件和社交媒体时间表
• 创建Facebook活动和宣传视频以发布在社交媒体上
• 将研讨会分发到在线活动日历
• 如果您需要计划帮助，请使用此模板规划市场营销日历
11. 最终确定场地详情
随着研讨会日期的临近，深入了解场地详细信息。对于现场活动，您可能需要与您的餐饮服务商合作制定菜单，同时考虑到与会者的任何特殊饮食需求。为面对面的演讲者预订必要的音频设备或用于直播的视频设置。如有必要，请查看任何安全需求并设计安全计划。
这也是申请您的场地可能需要的任何特殊许可证或执照的时候。创建标牌和与会者沟通计划，以简化研讨会前和研讨会期间的沟通，如果将有COVID-19限制，这一点尤其重要。
如果您正在计划网络研讨会，请研究直播选项以找到适合您需求的平台。测试不同的平台以确定合适的平台，并了解您将能够使用哪些功能。
12. 起草研讨会议程
概述研讨会的日程安排，并决定谁将在何时发言。在完成之前，请确保每个演讲者都有足够的时间提供他们的意见。将休息时间纳入与会者和演讲者的议程中。完成议程草案后，请与决策者共享以供批准。
两个月前：最终确定细节
随着您的研讨会或网络研讨会在望，日子将开始飞逝。以下是您在活动前两个月内需要关注的事项。
13. 说服感兴趣的活动参与者
是时候开始吸引您的与会者了。在接下来的三到四周内定期发送电子邮件，让任何犹豫不决的人知道他们的注册时间有限。使用重定向广告来定位已开始注册或购买流程但未能完成流程的用户。
14. 完成时间表和脚本
向您的演讲者和参与者分发时间表，以确保您的研讨会或网络研讨会顺利进行。从演讲者那里获得任何脚本的签名，以便他们可以完成准备他们的发言。
15. 更新利益相关者
通过电子邮件向公司利益相关者、演讲者和赞助商发送最终注册号，以便他们知道在活动中会发生什么。
16. 确认所有供应商的时间安排
跟进您的供应商，以确保每个人都在正确的时间到达。联系您的餐饮服务商、A/V 供应商、装饰公司和演讲者，并提前提供详细的时间表并回答任何最后一刻的问题。对于在线或混合活动，请测试您的直播设备并进行试运行，以确保您已准备好在活动当天上线。