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成功制定活动公关策略的10个步骤

日期:2023-02-17 22:40:48

成功制定活动公关策略的10个步骤
公关或公共关系描述了向公众获取有关您的活动信息的过程。作为活动策划者,您为什么需要建立一个成功的活动公关战略计划?归根结底是要吸引您的受众。

为什么我需要活动公关策略?
活动的公共关系是综合活动推广策略的重要组成部分。通过使用本地出版物进行公关,您可以定位您的社区,吸引主要的潜在活动参与者。
但是,如果您没有正确处理活动公共关系,您将浪费时间而无法获得任何新闻报道。有这么多活动,很难让你的活动看起来值得注意。
为了超越记者收件箱中的噪音,您需要澄清为什么公众会关心您的活动故事。使用这 10 个简单的步骤来使您的活动公关工作提高兴趣和出席率。

1. 列出活动的基本细节
活动公关的目标是为您的活动产生兴趣和注册。通过预先向记者提供所有基本信息,使新闻报道轻松将读者转变为与会者。
开始使用清单
• 事件名称
• 日期
• 时间
• 位置
• 价格
• 在哪里预订或购买门票
• 活动亮点

2. 撰写新闻宣传
作为一名经验丰富的活动组织者,您已经具备撰写良好新闻宣传的技能,因为它建立在与撰写强大赞助宣传相同的基础上。虽然赞助商可能关心围绕您的活动的硬数字,但媒体可能更愿意听到数字背后的故事。
推销中要解决的关键问题
• 这些信息对您联系的记者或编辑有什么价值?
• 为什么他们的读者会对您的活动感兴趣?
• 此活动如何符合其出版物的风格或重点?

3. 组织您的活动公关研究
为了最大限度地提高公关工作的投资回报率,并作为活动公关计划的一部分,研究哪些类型的媒体最有可能参加和报道您的活动。一旦您知道要定位哪些出版物,请确定专注于与您的活动相关的主题的版块、作者和编辑。最后,整合他们的联系信息。将所有这些研究组织到您的活动媒体列表中。
捕获介质列表中的关键信息
• 出版物名称
• 相关章节
• 联系人姓名(作者或编辑)
• 联系信息(电子邮件、电话号码、推特用户名)
• 重点领域(调整音调以适应每种出版物)
在电子表格中,在每个联系人的姓名旁边至少留出一个空白状态列,以便跟踪外展进度。

4. 包括本地列表和活动日历
请记住在您的公关研究中包括当地出版物、相关列表和活动日历。这些通常是免费的,需要最少的努力。
使用搜索字词查找相关索引发布商
• 您的事件类型
• 您的活动城市
• 周或月 + 城市
• 相关兴趣(例如“交流机会”)
• 活动服务的行业

5. 利用活动头条新闻进行公关
您已经努力为您的活动找到优秀的演讲者和人才。利用他们的影响力,通过将他们纳入您的宣传来确保新闻报道。为什么不使用你的阵容来扩大你的媒体名单,找出以前采访过你的表演者的记者?
根据人才扩展您的媒体列表
• 你能在你的活动中得到表演的报道吗?
• 有没有不同类型的出版物有兴趣报道您的演讲者?

6. 尽早开始活动公关宣传
所有出版物都有提前期,因此通过尽可能多地提前通知它们,您有最大的成功机会。将活动前至少一个月的目标定位到在线出版物,并在活动前至少两个月定位到印刷出版物。出版物越大,通常需要的交货时间就越长。

7. 创建引人注目的公关资产
新闻界希望吸引读者。帮助他们的一种方法是提供活动的视觉效果。这对您有利,因为它使出版物更有可能涵盖您的活动,并且图片可以帮助将读者转化为与会者。
创建视觉事件公关资产的方法
• 向您的演讲者和表演者索取宣传图片
• 使用以前活动的图片
• 为您的活动聘请专业摄影师(这将有助于未来的活动公关)
• 创建信息图,汇总活动数据

8. 选择事件主题标签
社交媒体是现代活动推广的重要组成部分。定义事件主题标签并一致地使用它。如果您有资源,您还可以为您的活动制定社交媒体策略,以产生长期结果。如果你的主题标签建立了吸引力,那么你的故事将注册读者可能是一个很好的可信度。

9. 跟踪您的活动公关工作
虽然听起来很简单,但许多活动组织者未能获得新闻报道,因为他们没有跟进。在已创建的媒体列表的空白列中跟踪您的外展情况。
跟踪关键信息
• 外联日期
• 响应?(是/否)
• 随访日期
• 响应?(是/否)
• 媒体请求

10. 邀请媒体参加您的活动
伟大的活动公关不会在活动开始时停止。与媒体联系人建立长期关系,让他们免费参加您的活动。他们可能会提供实时报道或向您介绍他们领域的更多联系。
准备好在基本外展之外制定您的战略公共关系计划了吗?了解如何制定沟通策略,在活动之前、期间和之后吸引与会者。

 


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